Se hai un’ azienda o Studio professionale da gestire e mandare avanti, l’argomento archiviazione documentale digitale DEVE diventare per te di primaria importanza. Al giorno d’ oggi infatti, non puoi più permettere che nei tuoi uffici si perda tempo prezioso in attività inutili ed improduttive.
Per migliorare la produttività della tua Azienda o Studio Professionale, devi trovare il modo di lavorare in maniera molto più semplice, organizzata e, allo stesso tempo, di ottimizzare il più possibile i costi.
Solo così potrai rendere molto più efficace e redditizia l’ attività quotidiana, tua e dei tuoi collaboratori.
Come fare? Partiamo da questo presupposto:
La digitalizzazione che ti piaccia o no, ormai fa parte delle nostre vite,
sia in ambito personale che in ambito professionale.
Non sfruttare la tecnologia e tutto ciò che ci mette a disposizione, non solo è sbagliato ma può anche trasformarsi in qualcosa di pericoloso per la tua attività.. qualunque essa sia!
Perdi tempo, soldi ed il rischio che corri, è quello di non rimanere al passo coi tempi e venire tagliati fuori.
Troppo spesso quando io o i miei collaboratori andiamo a trovare nuovi clienti, ci troviamo di fronte a situazioni, tecnologicamente parlando, a dir poco “imbarazzanti” .
I modelli organizzativi risalgono ancora a quelli di 20 o 30 anni fa, il che non significa che non vadano bene in senso assoluto; semplicemente questo tipo di organizzazione, al giorno d’ oggi risulta antiquato ed obsoleto e va a penalizzare le attività quotidiane, in termini di tempi, di organizzazione e, di conseguenza, anche di costi (sia diretti che occulti).
Per migliorare l’ ottimizzazione e produttività, le aree di intervento sono tante e nei prossimi post del blog le andremo a toccare tutte.
Con questo articolo iniziamo però ad affrontare quello che, a mio avviso, oggi è il tema più importante per il benessere e la sicurezza di qualsiasi tipo di attività.. l’ archiviazione documentale digitale appunto.
Per farti capire meglio quello che intendo in merito all’ importanza di questo argomento specifico, di seguito proverò ad analizzare 3 diverse situazioni che rispecchiano la quotidianità lavorativa degli uffici di qualsiasi Azienda o Studio Professionale.
A seconda di quello in cui ti rispecchi maggiormente, proverò a sensibilizzarti sul perché devi dotarti di un software per la gestione e archiviazione dei tuoi documenti aziendali.
1) METODO “CLASSICO” DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE NELLE CARTELLE
SUL DESKTOP DEL PC
E’ un dato di fatto:
ormai tra file word, pdf, fogli di calcolo, mail, scansioni, video, file jpg e compagnia cantante, probabilmente il desktop del tuo PC è diventato un campo di battaglia fatto di cartelle che, quasi sicuramente, nasconde al suo interno una fitta ragnatela di sottocartelle.
Un labirinto nel quale a volte sai quando entri, ma non sai quando (e se) ne esci..
Ironia a parte, il punto in questione è che, se anche sei tu stesso che hai organizzato per bene tutti i file sui tuoi PC aziendali e la cosa ti ha dato molta soddisfazione mentre lo facevi perché pensi di avere tutto perfettamente in ordine, col passare del tempo essi sono inevitabilmente aumentati in maniera considerevole.
Di conseguenza diventa sempre più difficile che tu possa ricordarti ESATTAMENTE e VELOCEMENTE dove si trova “quel documento specifico di cui magari hai urgenza immediata”.
Molto probabilmente per recuperarlo ci metterai del tempo, proprio perché potresti aver scordato la data esatta della creazione del documento, il nome preciso che gli hai dato, tutte le informazioni che contiene, ecc.. insomma, il desktop sarà anche in ordine, ma la ricerca potrebbe non essere così facile ed immediata come dovrebbe!
La cosa poi diventa ancora più difficile se devi cercare un file su un PC che non utilizzi tu direttamente (come ad esempio quello di un tuo collaboratore o socio) e che quindi è stato organizzato secondo logiche e criteri dell’ utilizzatore del PC stesso (probabilmente diverse dalle tue).
Se, per un qualche motivo, questa persona (l’ utilizzatore) non fosse disponibile nel preciso momento in cui ti serve.. trovare il fatidico file di cui necessiti urgentemente, potrebbe diventare un serio problema.. non credi?
Pensa che queste che ti ho appena illustrato, sono situazioni realissime e che capitano quotidianamente nel 90 % delle aziende che visito (ovviamente se tu non ti ci ritrovi, passa pure oltre) e che dimostrano l’inefficienza di questo sistema di utilizzo e archiviazione dei file elettronici.
Ma voglio entrare ancora più nello specifico ed analizzare il perché questo NON è il sistema di archiviazione documentale migliore;
1 – Perdite di tempo
Anche se non ci fai caso, la ricerca di ogni singolo file può portare via minuti preziosi al tuo lavoro, che sommati per più volte al giorno, possono diventare ORE ogni mese.. buttate! (immaginati in un anno)
2 – Disorganizzazione
In realtà anche se hai il desktop pulito, ogni cartella al suo interno spesso si rivela disordinata o comunque la ricerca di un file NON è sempre immediata
3 – Poca Sicurezza
Se anche fai il backup dei tuoi file tutti i giorni su cd o chiavetta, essi non sono al sicuro al 100% perché: potresti perdere il dispositivo sul quale li hai salvati oppure si potrebbe rompere (brutto da dire, ma succede.. fidati!).
4 – Difficoltà di accesso ai file in ogni momento
Se non sei in ufficio e/o per qualche motivo non riesci ad utilizzare i PC aziendali, difficilmente potrai accedere al sistema e consultare comunque documenti che potrebbero servirti in quel preciso momento.
5 – Difficoltà di consultare velocemente documenti di diversa tipologia
Se hai bisogno di trovare SUBITO più documenti, diversi per genere (come ad esempio bolle e fatture) ma collegati tra di loro, il processo di ricerca diventerebbe ovviamente ancora più lungo e difficoltoso.
6 – impossibilità di trovare il file tramite criteri di ricerca diversificati
Spesso i documenti vengono salvati seguendo logiche soggettive e con un unico nome specifico, diventando quindi difficili da ricordare e recuperare o addirittura impossibili se non sei tu ad averli archiviati.
7 – Impossibilità di limitare gli accessi
Per quanto, come abbiamo visto, possa essere difficile trovare i file che servono, in ogni caso l’accesso alla loro ricerca ed eventuale utilizzo, solitamente è libero a chiunque senza limitazioni.
Questo è comodo da un lato, ma può essere causa di modifiche ai documenti o alla loro organizzazione (magari anche involontariamente), che potrebbero però causarti problemi in futuro.
Riassumendo: Se ci rifletti un attimo e qualcuno di questi punti ti suona familiare, sono convinto che ti troverai d’accordo sul fatto che, così impostato, il tuo attuale sistema di gestione e archiviazione documentale elettronica, presenta dei chiari limiti ed andrebbe ottimizzato.
Ma andiamo avanti ed analizziamo un altro caso;
2) METODO “CLASSICO” DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE TRAMITE ARCHIVIO CARTACEO
Quando parliamo di file elettronici, sarai ormai abituato (almeno spero) al concetto di Backup e, se sei un po’ più attento a questi temi, anche a quello di Disaster Recovery.
In pratica (molto sinteticamente) si tratta di, mettere al sicuro tutti i file, facendone delle copie, magari anche molteplici, per avere la certezza che qualunque cosa succeda (furto, incendio, allagamento, terremoto,…), tu possa recuperarli abbastanza facilmente.
Ma quando abbiamo a che fare con i documenti in formato cartaceo, lo scenario cambia in maniera drastica.
Molto probabilmente anche tu la pensi così:
Conservare i documenti in forma cartacea ha il suo fascino: catalogarli, scegliere i raccoglitori adatti, trovare lo spazio giusto per conservarli, ecc..
E poi la carta è bella, non c’è dubbio: sfogliare un documento, annotarci sopra degli appunti, farci dei disegnini, riporre i fogli in una cartelletta.. sono gesti a cui siamo abituati ed affezionati.
Però, se ci rifletti un attimo e provi ad andare oltre le tue abitudini e gli aspetti “sentimentali”, ti accorgerai che, così facendo, ci sono un sacco di insidie e controindicazioni per il benessere della tua attività e dei documenti, che non devi assolutamente sottovalutare.
Proviamo ad analizzarli:
1- La possibilità di perdere i documenti
Cosa succede se i tuoi uffici si dovessero allagare o scoppiasse un incendio? Cosa succede se l’umidità (o i topi perché no) col passare degli anni danneggiassero i tuoi documenti? Ci hai mi pensato?
Di certo non puoi metterti a farne più copie per tenerli in posti diversi.. andresti incontro ad enormi quantità di tempo, spazio e costi sprecati!
MORALE: se hai ancora un archivio cartaceo corri seriamente il rischio di perdere TUTTI i tuoi documenti!
2- Il costo dello spazio
Quando affitti o compri un immobile (appartamento, ufficio o capannone che sia), il parametro di riferimento o unità di misura che hai è il metro quadro, cioè la superficie utilizzata ed utilizzabile. Mi segui?
Magari sei tra quelli che per necessità, hanno una cantina, garage o addirittura un appartamento/ufficio dedicato SOLO all’ archivio cartaceo (si ho visto anche questa!).
Bene.. hai mai provato a calcolare, quanto vale in €€ lo spazio occupato dagli scaffali che usi per conservare i tuoi documenti?Provaci!
Che gli spazi siano di tua proprietà o in affitto, è abbastanza palese che ci stai rimettendo soldi. Potresti benissimo destinarli ad altri scopi oppure, parlando di locali esterni, potresti addirittura liberartene e/o metterli a reddito.
MORALE: se hai ancora un archivio cartaceo stai sicuramente sprecando spazio e probabilmente soldi!
3- Il costo del tempo per archiviare un documento cartaceo
Cercare il raccoglitore giusto, prenderlo, estrarlo, aprirlo, bucare i fogli, inserirli, chiudere il raccoglitore e rimetterlo al suo posto (e magari per fare questo ti serve anche una scala).
Questi semplici gesti ripetuti molte volte in un giorno e magari da più di una persona, richiedono complessivamente e oggettivamente molto tempo. Tempo ovviamente sottratto ad altre attività che avrebbero per te un valore maggiore in termini di produttività e, di conseguenza, ricavi.
Se ti mettessi a calcolare (si anche in questo caso devi fare dei conti), il tempo che ti porta via tutte le volte questa operazione potrebbe sconvolgerti. Infatti molto probabilmente ti accorgeresti che non stiamo parlando di minuti.. ma di molte ORE, che sommate si trasformano in giornate di lavoro perse ogni anno.
Ovviamente non te ne rendi conto perché questa enorme perdita di tempo è data dalla somma di tantissime piccole perdite di tempo ma, come diceva il grande Totò: “è la somma che fa il totale!”.
MORALE: se hai ancora un archivio cartaceo, ogni anno sprechi giornate di lavoro solo per archiviare i tuoi documenti!
4- Il costo del tempo per cercare, trovare e lavorare un documento cartaceo
L’archiviazione di un documento cartaceo solitamente avviene secondo un unico criterio che può essere: ordine di protocollo di registrazione (per le fatture ad esempio), ordine alfabetico, di codice cliente, di data, ecc….
Insomma per trovare facilmente e velocemente un documento in un archivio cartaceo, devi conoscere esattamente l’unico dato con cui è stato archiviato. Purtoppo però, questo non è sempre possibile e solitamente serve l’intervento della persona che lo ha archiviato e, se hai fortuna, lo trovi.
E’ chiaro che in una situazione di questo tipo le possibilità di trovarlo velocemente, sono molto limitate: infatti dovresti conoscere e ricordare sempre esattamente i riferimenti di archiviazione del documento specifico. Se così non è, la ricerca può diventare davvero lunga e complicata.
Quando finalmente hai capito in quale raccoglitore si trova il documento che ti serve, passi al lato pratico: prendi il faldone, lo apri, estrai il documento, lo consulti (o ci fai quel che devi), lo re inserisci dove l’ hai trovato e riponi il raccoglitore al suo posto.
Anche in questo caso tempo preziosissimo usato malissimo e, di conseguenza, senza alcun valore per la tua attività.
MORALE: se hai ancora un archivio cartaceo, sprechi un sacco di tempo per la gestione e ricerca dei documenti!
5- Il costo della carta, del toner, dei raccoglitori ,ecc..
Hai mai fatto il conto dei costi vivi del tuo archivio cartaceo? La carta, la stampa (toner, usura della macchina, elettricità), i raccoglitori, gli armadi che contengono i raccoglitori…
Come nel caso del fattore tempo, non essendo costi che sostieni in una sola volta, fai fatica a renderti conto esattamente di quanto hai speso e stai spendendo in materiale per il tuo archivio cartaceo. Ti invito a fare anche questo tipo di conti .. Troveresti un’altra bella sorpresa!
MORALE: se hai ancora un archivio cartaceo, hai anche dei notevoli costi per i materiali e per la stampa!
Come abbiamo visto la carta, sarà anche bella ed ha il suo fascino, ma dato che i tempi in cui siamo ti obbligano ad essere il più efficiente possibile e a non sprecare nulla, forse è il caso che inizi a riflettere seriamente sui danni che ti potrebbe provocare il suo costante utilizzo e a come invece, liberare il tuo ufficio da carta e faldoni per avere SEMPRE tutti i documenti in ordine, a portata di mano e al sicuro.
Penso anche di sapere le domande che ti stai facendo:
Posso davvero evitare tutti quei costi e quelle perdite di tempo, eliminando l’ archivio cartaceo?
La risposta è SI
Ma vale anche per i documenti amministrativi che devo tenere per 10 anni?
la riposta è SI
E’ difficile?
la risposta è NO.. basta dotarsi della soluzione giusta.
Avrai probabilmente sentito parlare del concetto di conservazione sostitutiva. In pratica è il procedimento informatico col quale puoi trasformare un qualsiasi documento cartaceo (come ad esempio le fatture) in elettronico, dandogli però lo stesso valore legale per tutto il tempo necessario alla sua conservazione.
In questo modo ti garantirai diversi benefici:
–ridurrai i costi di stampa
–ridurrai i costi di materiali per l’archiviazione
–ridurrai i costi degli spazi adibiti alla conservazione
–abbatterai del tutto le ore di tempo perso per la ricerca e gestione dei documenti
mica male no?
Analizziamo adesso un altro caso specifico:
3) ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE PER LA FATTURAZIONE VERSO PA (Pubblica Amministrazione)
Se fra i tuoi clienti c’è anche la PA (Pubblica Amministrazione), sicuramente ti sarai imbattuto nella
nuova normativa della Fatturazione Digitale per la Pubblica Amministrazione tramite SdI (Sistema di Interscambio).
Il motivo principale di questa novità, è il poter monitorare e controllare le finanze pubbliche. In parole povere significa che tu, in qualità di fornitore per la PA dovrai seguire un percorso molto preciso:
1 – Emettere fattura in un nuovo formato (xml per intenderci), con criteri ben precisi (pena la mancata consegna), e la firma digitale del mittente (quindi tu)
2 – Inviarla al SdI (Sistema di Interscambio) che la analizza e, solo se valuta che hai perfettamente rispettato i criteri richiesti, la consegna al destinatario
3 – Attendere l’esito dell’avvenuta consegna e l’ulteriore verifica della validità del documento da parte del destinatario (PA), dopodiché sarai pagato
Vista così la cosa sembra anche abbastanza semplice e funzionale.
Il punto in questione è che, per seguire questo percorso, ad ogni singolo invio vengono generati una quantità enorme di avvisi e notifiche, che diventano abbastanza scomodi e difficili da gestire:
vedi infografica:
Quello che è rappresentato qui sopra è un classico flusso di avvisi e notifiche che si possono generare da UN solo invio.
Come potrai facilmente dedurre, nel momento in cui inizierai ad emettere molte fatture, aumenterà in maniera considerevole anche il numero di avvisi e notifiche che riceverai.
Di conseguenza l’ archiviazione, conservazione e gestione di tutti questi file e documenti, diventerebbe un serio problema; ad un certo punto ti troveresti inevitabilmente un ulteriore labirinto di cartelle e sottocartelle sul tuo PC da dover conservare e all’occorrenza recuperare (oltre alle altre che già hai).
Per te o per i tuoi collaboratori diventerebbe un’ inferno anche il solo pensare di dover recuperare qualcuno di questi file, che magari risalgono ad un bel po di tempo fa.. immagina il tempo che perderesti per cercarlo e (forse) trovarlo!
Ma come puoi gestire perfettamente tutti gli invii e le ricezioni di notifiche e avvisi e avere sempre tutto in ordine, monitorato e sotto controllo?
La soluzione migliore è quella di dotarti di un sistema di gestione documentale specifico che gestisca tutto il processo di fatturazione verso la PA:
INVIO FATTURE
RICEZIONE NOTIFICHE E AVVISI
CONSERVAZIONE DEI VARI FILE (CON VALORE LEGALE)
Questo ti darebbe un grandissimo aiuto nel portare nella tua Azienda o Studio Professionale una perfetta organizzazione e conservazione di fatture con notifiche ed avvisi correlati, che si traduce per te in un notevole risparmio di tempo che altrimenti butteresti ogni volta che ci metteresti mano.
Ti consentirebbe infatti, di avere sempre tutto a portata di mano e, nel caso avessi bisogno di recuperare qualche file anche di vecchia data, lo potrai fare facilmente e velocemente.
Conclusioni
Spesso le abitudini ci fanno rimanere nella nostra comfort zone e crediamo siano le migliori in assoluto, ma la realtà dice che.. non è sempre così!
La tecnologia negli ultimi anni ha fatto passi da gigante e, soprattutto in ambito professionale, ci può essere di enorme aiuto.
In questo lungo articolo ho voluto portare alla tua attenzione gli enormi vantaggi che derivano dall’ utilizzo di un sistema di archiviazione documentale digitale;
dalla riduzione dei costi di carta, toner e corrente elettrica, all’ abbattimento delle spese per scaffali e spazi dedicati. Dal notevole risparmio dei tempi di gestione, alla totale sicurezza di avere tutti i tuoi documenti (elettronici e cartacei), SEMPRE al sicuro ed a portata di mano in ogni situazione.
Se sei particolarmente sensibile all’ organizzazione aziendale della tua attività, questo è sicuramente un ottimo punto di partenza e può fare veramente la differenza per l’ ottimizzazione di tempi e costi e l’ aumento della produttività.
Spero con questo articolo di esserti stato utile.
Alla prossima
Roberto lombardi
AD Simple Solutions
Roberto Lombardi
Solo dopo averle testate e perfezionate sulla mia “pelle”, le ho poi messe in commercio.
Il mio lavoro consiste nel fornire, dopo un’ attenta analisi, soluzioni di produttività specifiche ed economicamente accessibili, che aiutino a:
lavorare in maniera molto più organizzata, ottimizzare tempi e costi di gestione, aumentare produttività e utili!
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