In un precedente articolo, abbiamo parlato di quanto sia importante per la tua produttività lavorativa, una buona pianificazione quotidiana delle attività. Proseguiamo con l’ argomento ma questa volta, voglio ragionare più in grande.. parleremo di programmazione settimanale lavorativa.
Lo scopo è quello di iniziare la settimana con una traccia ben chiara e delineata da seguire. In questo modo, avrai la totale padronanza del tuo tempo e non sarai in balia degli eventi.
Noi che amiamo il nostro lavoro, siamo naturalmente predisposti ad occuparci e preoccuparci a 360°, di ciò che lo riguarda. Il che, è un’ ottima cosa. Non fosse che, questo atteggiamento, il più delle volte ci porta ad avere troppi pensieri e troppe cose da fare.
Come ho già spiegato in precedenza, occuparsi di tante cose insieme, contrariamente a ciò che si pensa, è totalmente improduttivo in quanto, oltre a togliere la concentrazione, fa perdere tempo ed energie.
Una buona programmazione della settimana lavorativa, ti aiuterà ad evitare tutto questo per dedicati alle cose più importanti.
Da dove iniziare quindi?
INIZIA DA UN’ ANALISI DELLA SETTIMANA APPENA TRASCORSA
Il trucco è sempre quello: giocare d’anticipo! Non aspettare il lunedì mattina per programmare la tua settimana.. dovrai arrivare sul posto di lavoro ed avere già bene in mente cosa dovrai fare da qui a venerdì (ragioniamo sui 5 gg lavorativi).
Il momento migliore per farlo, a mio avviso, è la domenica sera.. dovresti essere in uno stato di relax e di conseguenza, avere la mente abbastanza lucida per: analizzare ciò che hai fatto e sulla base di quello, programmare ciò che farai.
Il primo passo quindi è:
controllare il calendario o la tua agenda. Hai già qualche riunione, appuntamento, presentazione programmati? Se la risposta è si, molto probabilmente dovrai anche pensare a ritagliarti del tempo per la sua preparazione.. pensa a quanto ti serve e BLOCCA SUL CALENDARIO IL TEMPO da dedicare a questa attività.
Se non hai nulla di già fissato, passa direttamente allo step successivo.
Non so tu, ma io solitamente, durante le mie giornate di lavoro, oltre a marcare Email per leggerle in seguito, sono solito prendere note ed appunti vari, in modo tale da ricordami le varie cose che al momento ritengo importanti ma che non posso svolgere subito.
Se anche tu fai lo stesso, questo è il momento buono per riprendere in mano il tutto: mail non lette o marcate, note sullo smartphone, appunti in agenda, foglietti vari, ecc… raggrupparli, farli passare uno ad uno e decidere come gestire le varie cose;
Se è una cosa che ritieni NON importante (e io ne trovo molte), CESTINALA
Se è importante ma può essere rimandata (o delegata), segnatela tra le cose “DA FARE”
Se è una cosa importante ed ha un certa urgenza, PROGRAMMALA IN AGENDA
Man mano, vedrai che il tuo calendario lavorativo per la prossima settimana, inizierà a “prendere vita”.
A questo punto, è tempo di iniziare a ragionare su come riempire gli spazi vuoti del calendario, con altre cose che ritieni importanti da eseguire nella prossima settimana.
COME PROGRAMMARE AL MEGLIO LA SETTIMANA LAVORATIVA
Il principio di base, è lo stesso della pianificazione quotidiana ma, in questo caso, anziché concentrarti sulle singole attività che puoi portare a termine in “poco tempo”, dovrai pensare ai risultati che vuoi ottenere.. devi ragionare per obiettivi!
In pratica, devi chiederti : “Cosa voglio ottenere questa settimana?, Cosa posso fare per portare a termine questa attività?, quali azioni devo compiere?, quanto tempo mi serve?”
Facciamo un esempio pratico:
Poniamo il caso che, per la tua professione, le cose di cui ti devi sempre occupare (direttamente o indirettamente), sono: pratiche, appuntamenti, clienti, fornitori, collaboratori, contabilità dello studio. Ognuna di queste attività, equivale quindi ad un “blocco specifico”.
A questo punto, pensa ad ogni “blocco” e a cosa vuoi fare con esso nella prossima settimana.
Ti sembra che, ad oggi, i risultati del mese non sono soddisfacenti? PROGRAMMA E BLOCCA IL TEMPO in agenda, che ti servirà per fare le dovute analisi ed eventuale riunione specifica, con chi di dovere.
Ci sono degli insoluti da gestire? PROGRAMMA E BLOCCA IL TEMPO in agenda per la gestione della cosa.
Ci sono dei problemi con alcune pratiche? PROGRAMMA E BLOCCA IL TEMPO per gestirle.
E così via..
Qui sopra un esempio tratto dalla mia agenda elettronica professionale.
La cosa è ovviamente applicabile a qualsiasi sia la tua professione o la tua mansione principale.
Sei un /una manager? La tua programmazione riguarderà i tuoi obiettivi e magari quelli del tuo team
Sei un/una professionista? Probabilmente dovrai programmarti del tempo anche per studiare ed aggiornarti sul tuo settore
Sei un/una commerciale? La tua pianificazione sarà concentrata su giro visite, acquisizione clienti e trattative
Ecc..
ALCUNE PRECISAZIONI
Lo scopo della programmazione settimanale è quello di darti una visione chiara ed organizzata del lavoro da svolgere. E’ ovvio che, nel corso dei giorni ci possa essere qualche imprevisto o cambio di programma irrevocabile. Avere però degli obiettivi ben definiti ti aiuterà notevolmente ad evitare le MOLTE distrazioni inopportune.
In caso non sei sempre tu ad avere il pieno controllo del tuo tempo e, ricevi continue interruzioni e aggiunte sulle attività che devi svolgere, avere una programmazione chiara e ben eseguita, ti sarà di enorme aiuto per due motivi:
1 – Potrai dimostrare la tua fantastica organizzazione personale
2 – Potrai impostare più facilmente con chi di dovere, un discorso di priorità sulle attività da svolgere
CONCLUSIONI
Programmare la settimana lavorativa, ti consentirà di avere sempre ben chiaro cosa fare, come farlo e soprattutto, quando.
La sua funzione principale è quella di aiutarti a ragionare al meglio per impostare le strategie da utilizzare, per raggiungere i tuoi obiettivi professionali. In questo modo ti sarà più facile entrare nello specifico delle singole attività da svolgere giorno per giorno, con la pianificazione quotidiana.
In breve tempo ti accorgerai che, avendo il controllo del tuo tempo, ridurrai lo stress da troppo lavoro e la tua produttività lavorativa e personale aumenterà notevolmente.
ADESSO DEVI SOLO PROVARE!
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Alla prossima
Dedicato alla tua produttività
P.S.
RICORDA: Il tempo è la risorsa più preziosa che hai! Mandare avanti un’ attività oggi è difficile ma, con i giusti accorgimenti ed i giusti strumenti, puoi rendere le cose più facili!
Roberto Lombardi
Solo dopo averle testate e perfezionate sulla mia “pelle”, le ho poi messe in commercio.
Il mio lavoro consiste nel fornire, dopo un’ attenta analisi, soluzioni di produttività specifiche ed economicamente accessibili, che aiutino a:
lavorare in maniera molto più organizzata, ottimizzare tempi e costi di gestione, aumentare produttività e utili!
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