Se vuoi migliorare in maniera considerevole la produttività del lavoro nei tuoi uffici, devi assolutamente evitare come la peste quelle che io definisco “attività mangia tempo”!
Di cosa sto parlando?
Per quanto mi riguarda, sono tutte quelle attività che svolgi quotidianamente per mandare avanti la tua Azienda o Studio professionale, che assorbono il tuo tempo o quello dei tuoi collaboratori senza restituire alcun valore aggiunto.
Per farla semplice: attività che sei obbligato a svolgere, perché la tua professione lo richiede, ma che ti portano via tempo prezioso, che non lasciano spazio ad altro e non ti fanno lavorare bene.
Si certo, il risultato lo ottieni.. ma a che prezzo? sempre quello: TEMPO SPRECATO e come ben sai il tempo è la risorsa più importante che abbiamo!
Fortunatamente grazie alla tecnologia, le cose si evolvono, migliorano e diventano più semplici;
Ecco qualche esempio pratico di vecchie attività mangia tempo che, grazie alla tecnologia, oggi (sicuramente) migliorano
la produttività del lavoro dei tuoi uffici
Di esempi da fare ce ne sarebbero un’ infinità, di seguito te ne elenco alcuni che a mio avviso, rendono bene l’ idea:
1) Fare più copie dello stesso documento
Non prendermi per matto.. lo so che esistono le fotocopiatrici, infatti oggi la loro esistenza è scontata. Non c’è ufficio che non ne abbia almeno una e ne esistono di ogni tipo e dimensione, alcune anche multifunzione..
Ma sai che non sono sempre esistite? Se andiamo indietro di 30 anni, non erano assolutamente così diffuse.
E quindi? Non si facevano copie dei documenti? Certo che si facevano, solo che per farle, si usava la carta carbone.
Risultato? Avevi ugualmente le copie che ti servivano, ma per produrle occorrevano: olio di gomito, pazienza e.. TANTO TEMPO!
QUINDI: una volta, fare le copie di un documento era un’ attività mangia tempo.. ora non più!
2) Fare un’operazione bancaria
Oggi siamo ormai abituati all’ home banking. E’ sufficiente avere una connessione internet ed un dispositivo in grado di connettersi, che possiamo svolgere molte operazioni, comodamente da li.
Ma fino a qualche anno fa, non era così.. . Per ogni minima cosa, occorreva recarsi alla filiale più vicina. Era una cosa normale, che però comportava tutta una serie di SECCATURE E PERDITE DI TEMPO: cercare parcheggio, parcheggiare, entrare, mettersi in coda, attendere il proprio turno, ecc.. Se hai avviato la tua attività da qualche anno, sai bene di cosa parlo.
QUINDI: una volta, fare operazioni bancarie, era un’ attività mangia tempo.. ora non più!
3) Creare un documento, una presentazione o creare tabelle con calcoli precisi
Oggi quando hai necessità di fare ciò, è normale utilizzare programmi di videoscrittura (come Word), di presentazione (come Powerpoint) o fogli di calcolo (come Excel). Software che, un volta capito come funzionano, si dimostrano essere utilissimi e comodissimi. Ma anch’ essi, non sono sempre esistiti.
Hai mai sentito parlare di “penna e calamaio”? E di “pallottoliere”? Un tempo si faceva così! ed il risultato comunque c’ era.. ma prova a fare un paragone con IL TEMPO che si impiegava con questi strumenti, rispetto ad oggi.. un abisso!
Non a caso questi programmi vengono definiti: software di produttività del lavoro !
QUINDI: una volta, creare documenti, presentazioni e fare calcoli, era un’ attività mangia tempo.. ora non più!
E’ chiaro il concetto?
Il problema è che esistono ancora tante, troppe, attività che probabilmente svolgi quotidianamente e che, senza che tu te ne accorga (perché sei abituato a svolgerle così), ti rubano tantissimo tempo prezioso che potresti sfruttare per attività più utili e produttive;
Esempi di attività mangia tempo che oggi
(quasi sicuramente) NON migliorano la produttività del lavoro nei tuoi uffici
Prima abbiamo visto tutta una serie di attività di uso quotidiano che, col tempo, grazie all’ utilizzo di strumenti specifici, sono state perfettamente ottimizzate e rese molto più produttive.
Purtroppo però ne esistono ancora molte che probabilmente utilizzi tutti i giorni, pensi che siano fatte nel migliore dei modi, ma in realtà NON E’ COSI’ e ti fanno lavorare in maniera disorganizzata e ti fanno perdere tantissimo TEMPO.
Ecco qualche esempio in cui potresti ritrovarti:
– gestire una quantità assurda di mail che tu e i tuoi collaboratori ricevete ed inviate tutti i giorni.. le trovi sempre facilmente e velocemente, anche quando non sei tu ad averle utilizzate?
– recuperare documenti (sia elettronici che cartacei) che ti servono in un preciso momento.. riesci a farlo sempre senza perderci tempo e dover chiedere aiuto a qualche collega o collaboratore (facendo perdere tempo anche a lui)?
– inviare lettere o comunicazioni cartacee.. è sempre un ‘attività comoda e veloce o tutte le volte qualcuno ci perde parecchio tempo?
– conoscere l’ agenda dei tuoi colleghi e collaboratori.. è sempre una cosa semplice ed immediata?
– ricostruire il lavoro fatto in un certo periodo, con un determinato cliente, o uno dei tuoi fornitori di servizi, per poi fare un’ analisi precisa sulla convenienza o meno nel proseguire il rapporto con essi.. hai mai fatto questa attività IMPORTANTISSIMA, comodamente ed in maniera precisa?
E potrei andare avanti ancora.. Il succo del discorso è che: sei circondato da attività mangia tempo che limitano fortemente il tuo lavoro!
E quindi?
Come migliorare la produttività del lavoro dei tuoi uffici
Cosa NON fare:
1 – Il fai da te!
Intendiamoci: attivarsi per eliminare le attività mangia tempo, è un ottimo segnale. Significa che sei consapevole dell’importanza di migliorare la produttività del lavoro della tua azienda.
Ma farlo per i fatti tuoi, senza l’ aiuto di professionisti che sono in grado di analizzare le tue specifiche esigenze, rischia di diventare l’ attività mangia tempo peggiore e più pericolosa.
Se non hai competenze specifiche infatti, rischi di perdere ore e ore a cercare soluzioni che poi:
- Costano molto più di quello che ti aspettavi
- NON soddisfano le aspettative
- NON risolvono il problema
2 – Rivolgerti a diversi interlocutori
Non nel senso che non devi fare dei confronti, quello è lecito (l’ importante è che ti rivolga a professionisti specializzati), ma intendo il fatto di avere un UNICO interlocutore, che ti fornisca un’ UNICA soluzione in grado di risolverti TUTTE le criticità che rallentano la produttività dei tuoi uffici.
Questo perché:
- Hai un’ unico referente con cui confrontarti (quindi molto più comodo)
- NON punta a piazzarti obbligatoriamente un prodotto/servizio che a te in quel momento in realtà non serve (ma serve a lui per fare la vendita)
- Il suo UNICO obbiettivo è quello di fornirti una soluzione REALE che ti risolva il problema (in base alle tue esigenze REALI)
Cosa devi fare:
affidarti ai consigli di un esperto in produttività del lavoro , che sia in grado di fornirti una soluzione definitiva, che sia efficace per il benessere della tua attività; Un professionista specializzato nell’ analizzare il rapporto tra costi e benefici.
Cosa significa?
Se la soluzione proposta costa molto di più del valore del tempo che ti farebbe risparmiare, NON è la soluzione giusta!
A te la scelta.
Grazie
Alla Prossima
Roberto Lombardi
Roberto Lombardi
Solo dopo averle testate e perfezionate sulla mia “pelle”, le ho poi messe in commercio.
Il mio lavoro consiste nel fornire, dopo un’ attenta analisi, soluzioni di produttività specifiche ed economicamente accessibili, che aiutino a:
lavorare in maniera molto più organizzata, ottimizzare tempi e costi di gestione, aumentare produttività e utili!
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Concordo su molti punti che affronta, in effetti a volte non ci si pensa, grazie per i consigli prdzioni
Grazie Marcello, mi fa piacere che trovi le informazioni utili. Continua a seguirci!